Как нанимать первых сотрудников: EOR, договор ГПХ или собственное юрлицо для иностранной компании

Первый сотрудник, которого компания нанимает за пределами своей страны, редко становится плановым решением. Обычно у этой истории есть конкретный паттерн: подходящий кандидат, которого не хочется терять из-за юридических формальностей; задача, которую нужно закрыть в конкретной стране; или расширение, к которому компания оказалась готова раньше, чем к нему подготовились операционно.

В этот момент бизнес сталкивается с выбором между четырьмя моделями оформления: договор гражданско-правового характера, Employer of Record (EOR), открытие собственного юридического лица в стране найма и — если юрлицо уже есть — локальный расчёт заработной платы в существующей структуре. Каждая модель применима в определённом наборе обстоятельств. Ошибка на этом этапе редко проявляется сразу: последствия накапливаются в течение года-двух и вскрываются либо при налоговой проверке, либо во время комплексной проверки перед сделкой.

Мы работаем в сегменте EOR, и в интересах компании оговорить сразу: это не универсальное решение. Ниже — восемь вопросов, ответы на которые указывают на одну из четырёх моделей и позволяют оценить её стоимость по совокупным затратам, а не по строке в коммерческом предложении.

Почему оформление подрядным договором приводит к отложенным издержкам

Самая распространённая ошибка при первом международном найме — оформить сотрудника гражданско-правовым договором, поскольку это выглядит проще, быстрее и дешевле остальных вариантов. Формально такая модель действительно доступна почти в любой юрисдикции. Проблема проявляется в момент, когда налоговый орган или сам сотрудник инициирует проверку характера отношений. Как правило, проверка приводит к их переквалификации в трудовые, поскольку фактическое содержание работы редко соответствует форме подрядного договора.

Признаки трудовых отношений устойчивы и хорошо известны инспекторам. Работа по графику работодателя, использование его инструментария, включённость в рабочий темп (планирование, ретроспективы, регулярная отчётность), отсутствие иных заказчиков, подотчётность конкретному руководителю — всё это фактические признаки, которые суд и налоговый орган в большинстве юрисдикций рассматривают как достаточные для переквалификации, независимо от того, что указано в тексте договора. Подробнее об устройстве этой конструкции в обзоре международной практики найма — сам факт наличия посредника не закрывает вопрос классификации.

Финансовые последствия переквалификации складываются из нескольких статей: доначисление налогов и обязательных отчислений за весь период отношений (обычно за два-три года), пени и штрафы, социальные гарантии — оплачиваемый отпуск, больничные, компенсации при увольнении. К этому добавляется отдельная статья, которая нередко оказывается самой дорогой, — фиксация нарушения в отчёте при следующей проверке компании инвестором или покупателем.

Пункт о снижении оценки бизнеса или об удержании части суммы в escrow — величина, которую покупатель обычно планирует с существенным запасом. Штраф от налогового органа при этом остаётся конечной величиной. Именно поэтому корректность оформления — не вопрос предпочтений, а вопрос времени, в которое компания предпочитает им заняться.

Восемь вопросов, которые задают при выборе модели

Порядок вопросов имеет значение: каждый последующий сужает набор применимых моделей и определяет параметры выбора.

Вопрос 1. Это действительно трудовые отношения или настоящий договор?

Первый и наиболее недооценённый вопрос. Ответ определяется не намерением сторон и не текстом договора, а фактическим содержанием работы. Гражданско-правовая модель применима, если человек самостоятельно определяет время и место выполнения задач, обслуживает нескольких заказчиков, использует собственные инструменты и сдаёт результат по актам приёма-передачи.

Как только у отношений появляются устойчивые атрибуты трудоустройства — корпоративные доступы, работа в команде, отчётность конкретному руководителю, единственный или преобладающий заказчик — перед вами фактические трудовые отношения при формально гражданско-правовом оформлении.

Если по совокупности признаков перед компанией трудовые отношения, договор ГПХ отпадает как модель, и переходим к следующему вопросу. Если отношения по сути подрядные, необходимо предметно проработать договор у юриста в стране сотрудника: типовые формы из открытых источников для этой роли не подходят.

Вопрос 2. Страна фактического проживания сотрудника

Применимое трудовое право определяется страной фактического проживания работника, а не его гражданством и не локацией работодателя. Для команд, работающих с релоцированными специалистами, это принципиальный момент: разработчик, юридически проживающий в Варшаве, с точки зрения права подпадает под польское законодательство, даже если он гражданин Беларуси и работает на компанию, зарегистрированную в ОАЭ.

Отдельного внимания заслуживает планирование развития сотрудника. Если в течение ближайшего года планируется смена страны проживания, речь фактически о двух последовательных наймах в разных правовых режимах. До отправки оффера имеет смысл письменно зафиксировать две позиции:

• Текущая страна легального проживания сотрудника на дату найма.
• Планы на горизонте 12–24 месяцев, с готовностью пересмотреть модель оформления при смене страны.

Вопрос 3. Юридическое присутствие компании в стране найма

Наличие или отсутствие собственного юридического лица в стране, где находится сотрудник, определяет половину дальнейших решений. При наличии юрлица модель EOR избыточна: задача сводится к корректному локальному расчёту заработной платы, регистрациям в фондах и текущему кадровому администрированию. Для компаний с уже открытым юрлицом в Беларуси мы ведём расчёт заработной платы непосредственно — переходите к финальному разделу статьи.

При отсутствии собственного юрлица последующие вопросы направлены на выбор между тремя моделями: EOR, открытие юрлица «под найм» либо подрядная модель там, где она применима по существу отношений.

Вопрос 4. Планы по численности на горизонте 24 месяцев

Стратегическая численность в конкретной стране — один из ключевых параметров при выборе между EOR и открытием собственного юрлица. Экономика этих моделей ведёт себя принципиально по-разному в зависимости от количества сотрудников.

• До четырёх человек. EOR практически во всех сценариях выигрывает по совокупной стоимости, срокам запуска и по управляемости рисков.
• От пяти до пятнадцати человек. Промежуточный сценарий. Точка безубыточности зависит от страны, отрасли и структуры компенсации. На этом уровне имеет смысл сопоставлять конкретные цифры, а не опираться на общие ориентиры. Подробнее о признаках, при которых EOR действительно оправдан — в отдельном разборе.
• Пятнадцать и более сотрудников. Планируемый офис, руководитель, локальные продажи — признаки того, что задача уже требует собственного юрлица. При этом EOR остаётся уместным инструментом на переходный период: он позволяет вывести первых сотрудников, пока регистрация юрлица проходит стандартные этапы.

Вопрос 5. Планируемый срок выхода сотрудника

Если сотрудник должен приступить к работе в ближайшие 30 дней, альтернатив EOR практически нет. Регистрация нового юридического лица в незнакомой юрисдикции — процесс от нескольких месяцев, причём большая часть этого срока приходится на этапы, которые не ускоряются деньгами: рассмотрение регистрационных документов, налоговая постановка, открытие расчётного счёта.

Открытие корпоративного счёта для юрлица с иностранным собственником нередко оказывается самым длительным и наименее предсказуемым этапом всего сетапа. В отдельных юрисдикциях этот процесс занимает больше времени, чем весь остальной регистрационный цикл, а в некоторых сочетаниях страны бенефициара и страны регистрации счёт может не открыться вовсе. На старте эту деталь обычно не проговаривают.

Вопрос 6. Схема выплаты заработной платы

До подписания договора с EOR или регистрации собственного юрлица имеет смысл документально зафиксировать полную схему выплат: банк-корреспондент, конечный банк сотрудника, валюту зачисления, ответственность за курсовые разницы и применимые режимы.

Для компаний с российскими и белорусскими бенефициарами, а также для команд с сотрудниками в СНГ, этот блок часто оказывается более узким местом, чем сам EOR-контракт. Санкционные ограничения на банки-корреспонденты, необходимость работы вне SWIFT в определённых коридорах, а также требования у промежуточных банков могут привести к тому, что технически возможная схема окажется коммерчески неработающей. Ответы на эти вопросы стоит получать в письменной форме — не как заверение о готовности провайдера, а как техническое описание маршрута платежа.

Вопрос 7. Права на результаты работы и распределение ответственности

При выборе EOR обычно сравнивают цену за сотрудника, покрытие по странам и заявленную скорость онбординга. Три пункта, которые сравнивают реже, часто оказываются важнее в перспективе двух-трёх лет.

Первое — переход прав на результаты интеллектуальной деятельности. В части EOR-договоров права на результаты работы сотрудника переходят непосредственно от него к компании-заказчику. В другой части сначала аккумулируются у EOR и затем передаются клиенту отдельным договором цессии. Разница проявляется, когда покупатель или инвестор проверяет, действительно ли принадлежат компании те продукты, за которые он платит. Неполная цепочка передачи прав — стандартная находка, которая напрямую влияет на условия сделки.

Второе — разграничение ответственности провайдера. Типовая лимитация ответственности в EOR-договорах составляет либо фиксированную сумму, либо стоимость обслуживания за 12 месяцев. Что попадает в исключения из ответственности — специфично для каждого провайдера. Мы подробно разобрали устройство разграничения ответственности в EOR-договорах — с примерами типовых конструкций.

Третье — юридические моменты самого провайдера. Часть игроков рынка владеет собственными юридическими лицами в странах присутствия, часть работает через локальных партнёров. Обе модели имеют право на существование, но их коммерческие и юридические последствия для клиента различны. Прямой вопрос — через какое юрлицо будет оформлен сотрудник — обычно даёт исчерпывающий ответ.

Вопрос 8. Условия расторжения договора с сотрудником и с провайдером

Условия увольнения сотрудника и условия смены EOR-провайдера — темы, которые сложно предметно обсуждать в начале сотрудничества, но стоимость незаданных вопросов проявится позже. Оба сценария имеет смысл проговорить до подписания договора.

Условия увольнения. Модель at-will, при которой работодатель может расторгнуть трудовой договор в любой момент без объяснения причин, — американская специфика. В большинстве юрисдикций расторжение трудового договора без вины работника требует заблаговременного уведомления (от одного до нескольких месяцев), выплаты выходного пособия и соблюдения процедуры. Игнорирование локальных норм при расторжении договора — наиболее частая причина трудовых споров в сценариях с EOR-оформлением.

Смена провайдера. Многие компании через год-два переходят с одного EOR на другого по причинам ценовой политики, качества сервиса или изменения географии. Юридически в большинстве юрисдикций это не «перевод», а увольнение из одной компании и приём в другую. Для сотрудника это может означать обнуление стажа, накопленных отпусков и части социальных гарантий. Как этот вопрос решается в белорусском правовом поле, мы разобрали в плейбуке по смене EOR-провайдера.

Четыре модели: выбор по результатам 

После прохождения восьми вопросов вы получаете ориентировочный ответ — одна из четырёх моделей оформления:

1. Договор гражданско-правового характера. Применим только при действительно независимом характере отношений. Требует индивидуальной юридической проработки под юрисдикцию сотрудника: типовой договор из открытых источников в этой роли не выдерживает проверки.
2. EOR. Оптимальная модель для большинства первых международных наймов при численности до четырёх-пяти человек в стране: быстрый запуск, комплаенс на стороне провайдера, отсутствие затрат на регистрацию и содержание юридического лица. В отраслевых материалах EOR рассматривается как стандартный инструмент выхода на новые рынки, а не как обходной путь.
3. Собственное юридическое лицо в связке с EOR как переходный инструмент. Применимо при численности от пятнадцати сотрудников в стране, наличии стратегических планов по локальному присутствию и готовности к операционным затратам на содержание юрлица. EOR используется как мост на период регистрации.
4. Локальный расчёт заработной платы в существующем юридическом лице. При наличии собственного юрлица модель EOR становится избыточной. В зависимости от структуры бизнеса может подойти модель PEO с частичной передачей HR-функций специализированному провайдеру.

Обратите внимание: все четыре варианта являются допустимыми, и только один из них выбор тех услуг, которые мы предлагаем. Если вы выберете Вариант 1 или Вариант 3, это хороший результат. Создание бизнеса на основе неправильной структуры занятости ради экономии нескольких сотен долларов в месяц — одна из самых дорогостоящих ошибок, которые мы наблюдали у основателей компаний.

Сопоставление затрат по трём моделям

Сравнение стоимости EOR со стоимостью подрядного договора — некорректное сравнение, поскольку модели закрывают разный набор рисков. Ниже — сопоставление реальных статей затрат для трёх моделей на примере сотрудника с начисленной заработной платой около €5 000 в месяц (gross).

Договор ГПХ (при подтверждённой применимости):

• Составление контракта: единовременные юридические расходы..
• Платежи и валютные операции.
• Отсутствие обязательных отчислений и социальных гарантий.
• Скрытые расходы: риск неправильной классификации в случае провала теста на наличие наркотических веществ..

Модель EOR:

• Ежемесячная плата провайдеру (фиксированная сумма или процент от фонда оплаты труда — модель зависит от конкретного контракта).
• Обязательные взносы работодателя сверх брутто-зарплаты (зависят от страны; могут добавляться 15–40%)..
• Обязательные социальные гарантии по местному праву: оплачиваемый отпуск, оплачиваемые больничные, 13-я заработная плата и обязательные бонусы в отдельных юрисдикциях. Стоимость больничных особенно недооценивают: мы отдельно разобрали какие суммы возникают у иностранного работодателя в белорусском законодательстве и в течение какого периода.
• Резерв на компенсации при расставании, если этого требует провайдер.
• Депозит или зарплатный аванс в отдельных случаях.

Открытие собственного юридического лица:

• Затраты на регистрацию и юридические услуги.
• Требования к резидентному директору в юрисдикциях, где такое требование применимо.
• Открытие корпоративного расчётного счёта — наименее предсказуемый этап по срокам и стоимости.
• Ежегодные затраты на аудит, отчётность и локальный бухучёт.
• Косвенные затраты — время основателей и топ-менеджмента на регуляторные вопросы.
• Стоимость закрытия юрлица при выходе из страны: как правило, сопоставима со стоимостью открытия.

В качестве ориентира: до четырёх сотрудников в стране EOR обычно оказывается дешевле по совокупной стоимости с учётом стоимости времени и рисков. При численности от пятнадцати человек в горизонте трёх лет собственное юрлицо становится экономически выгоднее. В промежуточном диапазоне решение принимается по конкретным цифрам. Порядок этих величин в целом соответствует данным, которые фиксируют отраслевые обзоры по переходу с EOR на собственное юрлицо.

Вопросы к провайдеру EOR перед подписанием договора

Стандартный набор вопросов, которые имеет смысл направить шорт-листу провайдеров до принятия решения. Ответы на эти вопросы, как правило, показательнее маркетинговых материалов.

• Через какое юридическое лицо будет оформлен сотрудник в стране найма — собственное юрлицо провайдера или юрлицо локального партнёра? В последнем случае — наименование партнёра.
• Фактический шаблон трудового договора, по которому будет оформлен сотрудник.
• Лимиты ответственности провайдера перед клиентом и исключения из этих лимитов.
• Устройство валютной конверсии и распределение курсовых разниц между сторонами.
• Процедура и сроки расторжения трудового договора по инициативе работодателя — с виновным основанием и без.
• Процедура и сроки вывода сотрудника из структуры провайдера на юридическое лицо клиента.
• Среднее время онбординга сотрудника в конкретной стране найма.

Отсутствие предметного ответа хотя бы на один из этих вопросов — сигнал запросить дополнительные материалы или продолжить поиск. При найме в Беларуси мы используем этот же список в диалогах с клиентами по IT-рекрутменту, поскольку по сути это диагностический инструмент, а не только контроль качества провайдера.

Заключение

Выбор модели оформления первого международного сотрудника — решение, которое имеет смысл принимать до отправки оффера, а не в момент обсуждения деталей контракта с кандидатом. Стоимость корректировки модели после найма обычно составляет от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч евро.

EOR — рабочий инструмент для большинства первых международных наймов при численности до четырёх-пяти человек в стране. При этом он не является универсальной моделью, и в трёх из четырёх сценариев более подходящим ответом оказывается либо договор ГПХ, либо собственное юрлицо, либо локальный расчёт заработной платы в существующей структуре. Задача статьи — дать основателю или руководителю HR-функции инструмент, чтобы отличить один сценарий от другого до найма, а не во время устранения последствий.

Связаться с нами

Если по итогам диагностики вы пришли к EOR либо у вас остались вопросы по конкретной ситуации, наша команда HR-консалтинга проводит предварительную диагностику до найма. Если правильным ответом окажется одна из трёх других моделей, мы об этом прямо скажем.

Об авторе

John D.

Контент маркетинг менеджер

John D. - менеджер по контент-маркетингу в компании EOR.by. Имеет опыт создания контента и разработки стратегий на местном рынке и за рубежом, Он делится своим богатым знаниями, чтобы облегчить процессы компаний, стремящимся к развитию и масштабированию.