Какие политики компании распространяются на сотрудников EOR? Handbook, кодекс поведения и локальные правила

Когда зарубежная компания нанимает сотрудника в Беларуси через Employer of Record (EOR), она обычно хочет, чтобы он работал по тем же внутренним правилам, что и остальная команда. Сотруднику отправляют handbook, кодекс поведения, политику информационной безопасности и другие документы, которые нужно прочитать и подписать.

Но в такой схеме есть нюанс: официальным работодателем сотрудника выступает EOR, а не зарубежная компания. Поэтому не все внутренние документы заказчика автоматически приобретают юридическую силу в Беларуси только потому, что сотрудник с ними ознакомился.

Разберём, как работают внутренние политики зарубежной компании при найме через EOR в Беларуси: какие документы можно использовать без изменений, какие нужно оформить на местном уровне и какие правила не будут действовать в такой схеме.

Почему ваш handbook не действует для сотрудников EOR автоматически

При работе через EOR трудовой договор заключается между сотрудником и EOR. Вы подписываете с EOR отдельный договор оказания услуг и руководите повседневной работой специалиста. Если вы еще выбираете модель, полезно разобраться, чем отличаются услуги EOR и PEO с точки зрения того, кто несет обязанности работодателя.

Белорусское законодательство признает два источника правил для работника: трудовой договор (контракт) и локальные правовые акты нанимателя (так Трудовой кодекс называет работодателя). Локальные правовые акты — это внутренние документы, которые наниматель официально утверждает: например, Правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков или положение об обработке персональных данных. Ваш handbook не относится ни к тому, ни к другому: его выпустила компания, которая нанимателем не является.

Бесполезным документ от этого не становится, и большинство сотрудников все равно будут ему следовать. Но если позже понадобится привлечь человека к дисциплинарной ответственности, изменить ему оплату или расстаться с ним, сослаться на политику, которую EOR не утверждал, не получится. Базовые правила задает Трудовой кодекс Республики Беларусь, и любая внутренняя норма, которая ухудшает положение работника по сравнению с Кодексом, попросту не применяется.

По сути, задача сводится к тому, чтобы правильно распределить политики и оформить каждую нужным способом.

Три группы политик

Анализируя политики клиента, мы обычно делим их на три группы:

Группа	Типичные примеры	Как становятся обязательными
1. Обязательные по закону	Правила внутреннего трудового распорядка, режим рабочего времени, отпуска, охрана труда, персональные данные	EOR утверждает их как локальные правовые акты в соответствии с белорусским законодательством
2. Ваши политики, принятые локально	Кодекс поведения, ИТ и безопасность, конфиденциальность, антикоррупция, ИС, удаленная работа, расходы	Включаются в трудовой договор или локальные правовые акты EOR, сотрудник знакомится с ними под подпись
3. Не работают в Беларуси	Условия at-will, штрафы, взыскания со стороны клиента, нормы об отпусках и льготах ниже законодательного минимума	Перерабатываются под Беларусь, исключаются или остаются неформальными рекомендациями

Группа 1. Правила, которые у EOR должны быть в любом случае

Эти документы никак не зависят от вашего handbook. EOR как наниматель утверждает их сам, а сотрудника необходимо ознакомить с ними под подпись, как правило, еще до начала работы.

Прежде всего это Правила внутреннего трудового распорядка: режим работы, перерывы, порядок приема и увольнения, вопросы дисциплины. Есть нормы о рабочем времени (нормальная продолжительность рабочей недели — не более 40 часов, сверхурочная работа ограничена) и о трудовом отпуске продолжительностью не менее 24 календарных дней. Требования по охране труда распространяются и на тех, кто работает из дома. Кроме того, EOR нужна политика обработки персональных данных и лицо, ответственное за ее соблюдение.

Именно от этих документов зависит, насколько гибко можно выстроить работу. Пример из изменений, которые действуют с 1 января 2024 года: наниматель без коллективного договора теперь может делить трудовой отпуск более чем на две части, но только если это предусмотрено локальным актом, например правилами внутреннего трудового распорядка, причем одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Об этом и других новшествах можно прочитать в подробном обзоре изменений Трудового кодекса. Если Локальные правовые акты у EOR шаблонные, такой гибкости у вас не будет.

Группа 2. Ваши политики, принятые на местном уровне

Сюда попадает большая часть типичного handbook. Такие политики становятся обязательными для сотрудника EOR, когда они включены в трудовой договор, дополнительное соглашение к нему или Локальные правовые акты EOR, а сотрудник ознакомился с ними под подпись. Ниже перечислены те, с которыми мы сталкиваемся чаще всего.

Кодекс поведения. Ценности, стандарты поведения и каналы для сообщений о нарушениях вполне можно внедрить. Но если сотрудник нарушит кодекс, дисциплинарную процедуру проводит EOR, и проводит ее по белорусским правилам.

ИТ и информационная безопасность. Правила использования устройств, управления доступом и требования к паролям переносятся без особых сложностей. С мониторингом сотрудников все деликатнее: он затрагивает персональные данные, и о нем нужно предупреждать заранее. О технической стороне вопроса мы писали в статье про ноутбуки и оборудование для домашнего офиса сотрудников EOR.

Конфиденциальность. Чтобы полноценно защитить коммерческую информацию в Беларуси, наниматель должен установить режим коммерческой тайны и подписать с сотрудником соглашение о неразглашении (NDA). Одного абзаца в глобальном handbook для этого, как правило, недостаточно.

Антикоррупция. Компании, на которые распространяется американский FCPA или британский Bribery Act 2010, могут закрепить свою антикоррупционную политику через трудовой договор и Локальные правовые акты. Скорее всего, EOR скорректирует лимиты на подарки и порядок информирования о нарушениях с учетом местной практики.

Интеллектуальная собственность. Этот пункт упускают удивительно часто. Права на результаты, созданные в рамках трудовых обязанностей, как правило, принадлежат нанимателю, то есть EOR, а не вам. В договоре с EOR нужно предусмотреть передачу этих прав вашей компании, и урегулировать вопрос гораздо проще до начала работы, чем после.

Удаленная работа и расходы. С 2020 года в Трудовом кодексе есть отдельные нормы о дистанционной работе, командировочные выплаты тоже регулируются законодательством. А поскольку компенсация расходов влечет налоговые последствия, политику возмещения стоит выстраивать с учетом того, как EOR ведет расчет заработной платы в Беларуси.

Группа 3. Политики, которые в Беларуси не работают

Некоторые политики здесь не работают, кто бы их ни подписал. Чаще всего мы встречаем следующие:

• Увольнение at-will, то есть без объяснения причин. В Беларуси аналога нет: для увольнения нужно одно из оснований, предусмотренных Трудовым кодексом, и соблюдение установленной процедуры.
• Штрафы. Удерживать деньги из зарплаты в качестве наказания нельзя. Дисциплинарные взыскания ограничены замечанием, выговором и увольнением.
• Безлимитный отпуск (unlimited PTO). Предлагать его можно, но EOR все равно обязан планировать и учитывать отпуск в объеме не меньше установленного законом.
• Условия об испытательном сроке, предупреждении об увольнении и выходном пособии из глобального handbook. Если белорусские нормы выгоднее для сотрудника, применяются они.
• Запрет на конкуренцию после увольнения. Большинство белорусских нанимателей такие условия использовать не могут.

Исключение — резиденты Парка высоких технологий. Декрет № 8 дал им право заключать с работниками соглашения о неконкуренции и непереманивании. За период после увольнения работнику выплачивается компенсация не менее трети его среднемесячного заработка за последний год работы.

Поэтому, если для ваших вакансий важен запрет на конкуренцию, уточните, является ли ваш EOR резидентом ПВТ, еще до подписания договора.

Кто может привлечь сотрудника EOR к дисциплинарной ответственности?

Этот момент удивляет клиентов больше всего. Применять дисциплинарные взыскания может только наниматель, причем только в той форме и в том порядке, которые установлены Трудовым кодексом. Вы не можете сами объявить сотруднику EOR выговор, снизить ему оплату или уволить его.

Зато вы можете зафиксировать произошедшее, собрать имеющиеся доказательства и передать их EOR. HR-специалисты EOR проверят, действительно ли нарушено утвержденное правило, и запросят у сотрудника письменное объяснение. Если нарушение подтвердится, EOR применит взыскание в установленные законом сроки. Решение о прекращении трудовых отношений вы и EOR принимаете совместно.

Многое здесь зависит от руководителя сотрудника. Короткое письменное описание ситуации, отправленное в тот же день, EOR отработает гораздо быстрее, чем размытую жалобу спустя несколько недель.

План улучшения результатов (PIP) по-прежнему полезен как инструмент управления, но сам по себе он не является законным основанием для увольнения в Беларуси. Это же касается специалистов, которых вы нанимаете через EOR на условиях неполного рабочего времени.

Язык, подписи и хранение документов

ЛПА в Беларуси обычно составляются на русском или белорусском языке, ведь оба являются государственными. Англоязычные версии политик можно сохранить, но заранее определите, какая версия имеет приоритет при расхождениях. Большинство клиентов делают обязательной русскую версию, а английскую оставляют для справки.

Ознакомление тоже нужно фиксировать: в листе ознакомления или через электронную систему, отвечающую требованиям закона. Изменения 2024 года расширили возможности электронного кадрового документооборота, однако трудовой договор и изменения к нему по-прежнему оформляются на бумаге. Поэтому уточните у EOR, какие шаги действительно можно перевести в онлайн.

Также договоритесь, кто какие документы хранит. Официальное личное дело ведет EOR. Копии подписанных листов ознакомления могут храниться и в вашей HR-системе, если данные передаются на законных основаниях.

Что делать, если ваша политика противоречит местному законодательству?

На первом месте белорусское законодательство, затем локальные правовые акты EOR, затем трудовой договор и лишь потом ваша глобальная политика. Если какое-то ваше правило ухудшает положение работника по сравнению с законом, в этой части оно не применяется. Если улучшает, проблем, как правило, нет. Несколько примеров из практики:

• Политика, по которой сотрудники на окладе работают столько, сколько требует задача. Белорусские ограничения рабочего времени все равно действуют, а сверхурочную работу нужно учитывать и оплачивать.
• Запрет публично высказываться о клиентах компании. Обычно его можно закрепить в правилах о конфиденциальности, если он разумен и сотрудник ознакомлен с ним под подпись.
• Хранение данных сотрудников в HR-системе на серверах в США. По Закону № 99-З «О защите персональных данных» это трансграничная передача. Она допустима, если страна получателя обеспечивает надлежащий уровень защиты, либо при наличии другого основания, например согласия сотрудника, которого проинформировали о рисках. Правила трансграничной передачи персональных данных подробно разобраны в отдельном обзоре.

Перед следующим наймом: короткий чек-лист

Мы рекомендуем такой порядок действий:

1. Составьте список всех политик, которым должны следовать сотрудники.
2. Вместе с юристами EOR отнесите каждую из них к одной из трех групп.
3. Переработайте или исключите все, что попало в третью группу.
4. Адаптируйте политики второй группы и переведите их на русский или белорусский язык.
5. Утвердите их через локальные правовые акты EOR или дополнительное соглашение к трудовому договору.
6. Получите подписи об ознакомлении во время онбординга, до первого рабочего дня.
7. Проверьте, что договор с EOR предусматривает передачу прав на ИС и обязательства о конфиденциальности.
8. Пересматривайте документы раз в год, а также при изменении законодательства или ваших политик.

И не забудьте о самом сотруднике. Люди, оформленные через EOR, часто не до конца понимают, кто их работодатель и чьи правила на них распространяются. На большинство таких вопросов отвечает наш гид для белорусских специалистов, работающих на иностранную компанию через EOR. Его удобно переслать новому сотруднику.

Чем поможет EOR.by

Разделить политики на группы кажется простой задачей, пока перед вами не окажется handbook на 60 страниц, написанный для американского или немецкого персонала. В рамках HR-консалтинга наши штатные юристы проверяют его на соответствие белорусскому законодательству и подсказывают, что можно оставить, что нужно изменить, а от чего придется отказаться.

Затем мы готовим локальные акты, переводим ключевые политики на русский язык и проводим ознакомление в рамках онбординга, чтобы к выходу сотрудника все подписанные документы были на месте.

Если вы планируете расширять команду в Беларуси или вам нужна защита от конкуренции со стороны бывших сотрудников, загляните на нашу страницу об услугах для резидентов ПВТ. Там рассказано, как режим Парка работает для иностранных компаний.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли просто дать сотруднику EOR подписать наш глобальный handbook?

Подписать можно, но одной подписи недостаточно, чтобы документ стал обязательным по белорусскому законодательству. Политики нужно закрепить в трудовом договоре или локальные правовые акты EOR, и они не должны противоречить Трудовому кодексу.

Можем ли мы сами наказать или уволить сотрудника EOR?

Нет. Это вправе сделать только EOR как наниматель и только с соблюдением белорусских процедур. Ваша задача — сообщить о проблеме, предоставить доказательства и согласовать с EOR дальнейшие шаги.

Кому принадлежат права на ИС, созданную сотрудником EOR?

По общему правилу — EOR как нанимателю. Поэтому в договоре с EOR должна быть предусмотрена передача прав вашей компании, и подписать его лучше до начала работы.

Распространяется ли наш кодекс поведения на сотрудников EOR?

Да, после того как он принят на местном уровне и сотрудник ознакомился с ним под подпись. До этого кодекс носит рекомендательный характер.

Можно ли заключать с сотрудниками EOR в Беларуси соглашения о неконкуренции?

Большинству нанимателей нельзя. Исключение составляют резиденты ПВТ: они могут заключать такие соглашения при условии выплаты компенсации. Подробнее о режиме Парка можно узнать на официальном сайте Парка высоких технологий.

Нужно ли переводить наши политики на русский или белорусский язык?

Обязательные версии — да, поскольку локальные правовые акты составляются на одном из государственных языков. Английский текст можно сохранить для справки, но четко укажите, какая версия имеет приоритет.

Итог

Для сотрудника EOR в Беларуси ваш handbook — отправная точка, а не самостоятельный юридический документ. Силу политикам придает их принятие на местном уровне: локальные правовые акты EOR, трудовой договор и подпись сотрудника. Все, что противоречит Трудовому кодексу, нужно переработать или убрать.

Хотите, чтобы мы посмотрели ваш handbook? Свяжитесь с нашей командой, и мы подскажем, что уже работает в Беларуси, а что нужно изменить.